Kvalitetsløft med elektronisk rekvisisjon

- Antall feil og mangler i laboratorierekvisisjoner fra fastlegene har gått dramatisk ned etter at vi begynte med elektronisk rekvisisjon, forteller spesialrådgiver Håkon Haaheim ved Universitetssykehuset Nord-Norge.
laboratorieproever_400
Laboratoriene på UNN foretar 3 millioner analyser i året. Da er det viktig at rekvisisjonene ikke inneholder feil og mangler og at prøvene er riktig merket. Foto: Jan Fredrik Frantzen, NST.

Hvert år utfører de seks laboratoriene på sykehuset rundt tre millioner analyser på en halv million innsendte prøver. Av disse kommer 40 %, eller 200.000 prøver, fra primærhelsetjenesten. Men ikke alle disse prøvene kan gå rett til bioingeniørene for analyser.

En undersøkelse som ble utført i 2003 viste nemlig at rundt 12.000 eller 6 % av rekvisisjonene hadde så mangelfulle opplysninger at laboratoriepersonalet måtte bruke mye tid på å finne ut om hvor prøvene kom fra, hvilken pasient prøven gjaldt - og hva de faktisk skulle testes for.

- I verste fall blir prøven kastet hvis vi ikke klarer å finne ut av dette, forklarer Håkon Haaheim som har vært sentral i utviklingen av den nye rekvisisjonstjenesten.

Dramatisk reduksjon i antall feil

Derfor utviklet Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) og Well Diagnostics i 2006 et nytt system slik at fastlegene skulle kunne rekvirere laboratorieprøver elektronisk via Norsk Helsenett. Dermed slipper legene å bruke dyrebar tid med pasienten til å velge riktig rekvisisjonsskjema på papir og fylle det ut, med håndskrift, med riktige opplysninger om pasienten og symptomene.

- De undersøkelsene vi har gjort så langt viser at vi ikke får inn rekvisisjoner med feil og mangler lengre. Feilprosenten har derfor stupt fra 6 til 0 % for de 26 fastlegene som har vært tilknyttet ordningen fra høsten 2006 og frem til i dag, forteller Haaheim.

- Det gjør at de som jobber ved laboratoriene nå slipper å bruke mye tid på detektivarbeid for å finne ut hvor prøven kommer fra og hvilken prøve som hører sammen med hvilken rekvisisjon.

hakon_haaheim_lab_UNN_400
Klar til å rulle ut tjenesten i helsevesenet. Håkon Haaheim har vært en av drivkreftene i prosjektet og er godt fornøyd med at feilprosenten stuper med elektronisk rekvisisjon. Foto: Jan Fredrik Frantzen, NST.

Sparer ressurser

Dessuten sparer de ansatte ressurser ved at de slipper å skrive opplysningene på rekvisisjonen inn på data når prøven kommer til sykehuset. Den jobben har fastlegekontorene allerede gjort i pasientjournalen og sendt over digitalt.

Nøyaktig hvor mye mer effektivt dette er vet de enda ikke, men Nasjonalt senter for telemedisin (NST) og Universitetet i Tromsø er i ferd med å evaluere dette. De første resultatene av den evalueringen vil være ferdig i løpet av forsommeren.

- På den andre siden oppstår det nye utfordringer. Treghet i nettet medfører at vi kan få de elektroniske rekvisisjonene etter at prøvene er ankommet. I noen tilfeller opplever vi også at strekkodene på prøvene er uleselige.

- Dette er imidlertid utfordringer vi langt på vei har funnet løsninger for gjennom pilotering. Hastigheten øker ved å endre til direkte overføringsprotokoller, og strekkoder kan suppleres med mer robuste tredimensjonale koder, lik de som brukes av Posten.

Rulles ut i helsevesenet i 2008

Uansett har prosjektet vært så vellykket at de nå er i ferd med å bygge ut denne tjenesten, slik at den i første omgang skal være tilgjengelig på alle legekontorene i Tromsø. Så skal tilbudet bygges ut, helt til alle legekontorene i de 31 kommunene i UNNs ansvarsområde har tilgang til denne tjenesten. Deretter følger vi opp med tilsvarende prosjekt for kommunale helsetjenester innen pleie og omsorg.

- Fra før av er arbeidsprosessene på laboratoriene bortimot optimalisert. Med denne tjenesten satser vi på å fylle de kvalitetshullene som har eksistert på veien mellom legen og laboratoriet. Der har det vært et stort forbedringspotensiale, avslutter Haaheim.
 

Fakta om prosjektet

”GiLab”-prosjektet startet som et samarbeidsprosjekt mellom UNN og Well Diagnostics i 2006. Prosjektet har inkludert både laboratoriepersonell på UNN, fastleger, legesekretærer, systemleverandører, Norsk Helsenett, Nasjonalt senter for telemedisin, Universitetet i Tromsø og Kompetansesenter for IKT i helse- og sosialsektoren (KITH).

I Tromsø har Skansen, Sentrum og Sørbyen legekontorer, Indremedisinsk senter og Bardu Helsesenter vært pilotkontorer i testingen av den nye tjenesten. Elektroniske laboratorierekvisisjoner er nå også i bruk ved Akershus Universitetssykehus, Asker og Bærum Helseforetak og Innlandet Helseforetak. Etter planen skal tjenesten også tas i bruk ved St. Olavs hospital i Trondheim.